Podnikání

Podnikatelé jsou zavaleni papíry, které musí archivovat. Jinak hrozí tučné pokuty!

Renata Lichtenegerová

Podnikatelé jsou zavaleni papíry, které musí archivovat. Jinak hrozí tučné pokuty!

Až třicet let. I po takovou dobu mají podnikatelé povinnost uchovávat některé dokumenty. Co když se ale nějaký ten papír ztratí, nebo zničí? Dlouhodobé uskladňování lejster s sebou nese značná rizika.

Každá firma má povinnost uchovávat celou řadu dokladů, některé z nich dokonce až třicet let. Zatímco velké korporace mívají za tímto účelem zřízené rozlehlé sklady, drobný podnikatel zpravidla lejstrům, která nesmí vyhodit, vyhradí jednu polici se šanony. Ať tak či tak, dokumenty jsou ohroženy ohněm, povodní či prostě jen tím, že mohou po letech archivace vyblednout a stát se nečitelnými. Pokud k některému z těchto, případně jinému druhu zkázy lejster dojde, může se to při případné daňové kontrole nepěkně prodražit.

Zatoulané papíry

Podle Vlastimila Sojky, jednatele společnosti KODAP, která se zaměřuje na daňové poradenství, firmy často zjistí, že se jim některé doklady zatoulaly někde mezi dřívějšími manažery, statutárními orgány, případně i účetními firmami. „Opakovaně jsme zažili případy, kdy kvůli podobným okolnostem byly daně vyměřeny takzvanou náhradní metodou podle pomůcek a vedlo to k vysokému dodanění a sankcím. V důkazní nouzi je obtížné čelit propočtům a odhadům provedeným správcem daně,“ konstatuje Sojka.

Pokud již ke ztrátě či znehodnocení některých dokladů dojde, nevyplácí se čekat na daňovou kontrolu a rozhodně stojí za pokus vyžádat si kopie od protistrany. Ne vždy to samozřejmě vyjde. Co tedy podnikatelům hrozí, pokud zákonné podmínky nesplní?

Až půlmilionová pokuta

Zákon o účetnictví obecně nařizuje pro účetní doklady lhůtu pěti let pro jejich úschovu. Výjimkou je účetní závěrka a výroční zpráva, které musí být archivovány po dobu 10 let. V případě nesplnění těchto povinností může být vyměřena sankce až do výše 3 procenta objemu aktiv.

Horší situace ale může nastat u dokladů, jako jsou například mzdové listy. Ty musejí být, na rozdíl od daňových dokladů, uchovávány nejméně 30 let. Pokud úředníci při kontrole zjistí, že došlo k jejich poškození či dokonce ztrátě, mohou uložit pokutu do výše 100 tisíc korun, při opakovaném pochybení dokonce až půl milionu korun.

Elektronická varianta

I kvůli hrozícím sankcím v případě ztráty či zničení papírových dokumentů přibývá v Česku firem, které své doklady uchovávají (nebo si je zálohují) v elektronické podobě, což zákon umožňuje. „V posledních měsících registrujeme meziroční růst poptávky po elektronické archivaci o 30 procent," říká Jan Mrvík ze společnosti EDITEL, která se elektronickou archivací dokumentů zabývá.

I tento způsob uchovávání dokumentů se ale musí řídit jasnými pravidly. „V případě elektronické archivace je třeba zajistit věrohodnost původu dokumentů, nezměnitelnost jejich obsahu, dlouhodobou archivaci v daném období a samozřejmě stálou převoditelnost do čitelné podoby. Běžnou součástí zabezpečení jednotlivých dokumentů se tak stává elektronický podpis či značka, případně časová razítka a další technologické postupy,“ dodává Mrvík.

Co a jak dlouho archivovat?

  • účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let
  • účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let
  • účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let
  • stejnopisy evidenčních listů – 3 roky
  • mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let (u starobního důchodu 10 let)
  • u obchodní společnosti (a obdobně i družstva) seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady a přehled, kdy tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti – 6 let (3 roky po zaplacení dlužného pojistného)
  • daňové doklady - 10 let od konce zdaňovacího období

Diskuze