Podnikání

Úředníci vyrazili do boje proti virtuálním sídlům firem. Podle odborníků ale nezvítězí.

Renata Lichtenegerová

Úředníci vyrazili do boje proti virtuálním sídlům firem. Podle odborníků ale nezvítězí.

Zvažujete založení sídla ve virtuální kanceláři? Tato alternativa k draným nájmům a spoustě starostí láká stále více podnikatelů. Je ale zásadní zvolit si kvalitního poskytovatele. Nyní, když se právě na virtuální kanceláře zaměřila masivní akce finanční správy, to platí více než kdykoliv v minulosti.

Realitní makléř Radim Ouředník odešel v roce 2013 po patnácti letech z velké realitní kanceláře a rozhodl se postavit na vlastní nohy. V Brně si založil vlastní firmu s názvem Veritably a pokračoval v poskytování realitních služeb. Na začátku svého podnikání hledal v moravské metropoli vhodné prostory, ve kterých by mohl okamžitě zahájit činnost, pokud možno s minimální investicí. Variantu zařízení klasické kanceláře nakonec zavrhl a zařadil se mezi stovky firem, které sídlí v některé z virtuálních kanceláří společnosti Regus. „Rozhodl jsem se pro prestižní adresu v komplexu Spielberk Office Park. Při rozjezdu vlastního podnikání se ocitnete v období nižších příjmů a vyšších výdajů. I díky virtuální kanceláři jsem toto kritické období překlenul naprosto bezproblémově,“ říká Ouředník s tím, že finanční úspora byla jen jednou z motivací nepronajímat si klasickou kancelář. Roli hrála také skutečnost, že ji jednoduše nepotřebuje. „Svůj pracovní den trávím většinou v terénu na prohlídkách se zákazníky nebo vyřizováním nezbytných úkonů na úřadech, u advokátů či notářů, zatímco v kanceláři trávím čas pouze tvorbou a případně podepisováním smluv. Při takovém režimu jsou služby virtuální kanceláře elegantním a funkčním řešením,“ dodává podnikatel.

Tisíce potenciálních neplatičů

Právě úspora nákladů a povaha podnikání, při kterém není potřeba vysedávat celé dny za jedním konkrétním stolem, jsou nejčastějšími důvody, které podnikatelé „obývající“ virtuální kanceláře uvádějí. Dalším bývají komplikace se zřízením sídla, například neochota majitele nemovitosti jej vůbec povolit. Úředníci ale vidí situaci jinak a za hlavní motivaci těchto podnikatelů považují snahu vyhnout se daňovým kontrolám, které ve velkých městech a především v Praze hrozí o poznání méně než kdekoliv jinde. Tento postoj Živnostenským listům potvrdila i mluvčí Generálního finančního ředitelství Petra Petlachová. „Jen v Praze jsme v květnu 2015 evidovali 387 virtuálních adres, na nichž sídlí téměř 50 tisíc subjektů. Není výjimkou, že na jedné takové adrese má sídlo více než tisícovka firem. Řadu let je zřejmé, že hlavním důvodem, proč si firmy zakládají sídla v Praze, je právě snaha vyhnout se daňové kontrole,” uvedla Petlachová. Nutno podotknout, že podobným postojům značně nahrává i zpráva Nejvyššího kontrolního úřadu, podle níž více než polovina nedoplatků na DPH vyšších než 100 milionu korun za roky 2011 a 2012 pocházela od dlužníků se sídlem na virtuálních či neexistujících adresách, případně od dlužníků bez majetku.

Berňák v akci

Aktuálně se tedy právě na virtuální adresy zaměřuje masivní akce, v rámci níž finanční úřady prověřují jednotlivé firmy na nich registrované, a pokud k tomu shledají důvod, určují jim nového správce daně v místě jejich skutečné působnosti. Tuto možnost sice měla finanční správa i dříve, s příchodem roku 2015 se ale v právním řádu objevila novinka, podle níž se proti takovému rozhodnutí není možné odvolat. To úředníkům značně zjednodušilo situaci a začali s masovým převáděním firem pod nové správce daně. Stovku firem už tento osud potkal, dalších sedm set úředníci v tuto chvíli prověřují, tři sta subjektů už bylo vytipováno pro další fázi akce a celkově se mají v příštích měsících a letech se svým mimopražským finančním úřadem seznámit tisíce podnikatelů.

Tady už se neschováte

Desetitisíců lidí, kteří své firmy přihlásili na virtuální adresy, se zastává Michaela Riedlová, specialistka na právo obchodních společností advokátní kanceláře Havel, Holásek & Partners. „Drtivá většina podnikatelů využívá virtuálních kanceláří a virtuálních sídel s dobrými a zcela legálními úmysly. Tyto služby jsou velmi vhodné zejména pro ty společnosti, které svou vlastní kamennou kancelář nebo sídlo ke své činnosti z nejrůznějších důvodů nepotřebují a využití virtuálních prostor jim nabízí snížení nákladů a možnost použít ušetřené peníze k realizaci svého podnikatelského zaměření,” konstatuje právnička. Co se týče zmíněného výběru DPH, současná právní úprava podle ní nepoctivým podnikatelům už nenahrává. „Sama daňová správa se začala problematikou intenzivně zabývat a od plátců DPH při registraci nebo i dodatečně požaduje předložení údaje o skutečném místě, kde společnost vykonává svou činnost,“ upozorňuje Riedlová. Třetí osoby jsou navíc podle občanského zákoníku oprávněny uplatňovat svá práva nejen na adrese, která je v obchodním rejstříku uvedená jako sídlo, ale také právě ve skutečném místě působnosti. „Využívání virtuálního sídla nebo kanceláře tedy určitě není vhodným způsobem, jak se vyhýbat zákonným nebo smluvním povinnostem,“pokračuje advokátka.

Neplaťte za zamčené dveře

Není tedy pochyb o tom, že virtuální kanceláře se v tuto chvíli těší zvýšené pozornosti ze strany úřadů. Proto je více než kdykoliv dříve důležité, aby byl poskytovatel sídla solidní. Jak to ale poznat? „Především podle komplexnosti nabízených služeb. Ty by neměly spočívat pouze v poskytnutí adresy, na které se ve skutečnosti nic nenachází, ale měly by zahrnovat kromě vyřizování korespondence či telefonátů i možnost využívat kancelářské prostory pro obchodní schůzky či jednání, na kterých může podnikatel přijímat důležitá rozhodnutí,” říká Karel Pelan, ředitel společnosti Regus, která v Česku provozuje celkem osm virtuálních byznys center. Ve stejném duchu hovoří i Michael Dobrovolný ze společnosti SMART Office & Companies, dalšího z významných hráčů na tuzemském trhu s virtuálními kancelářemi. Podnikatelé, nechtějí-li se dostat do potíží, by podle něho v žádném případě neměli platit pouze za „mrtvou schránku“ či dveře ozdobené nápisem „přijdu hned“. Kancelář musí být plně funkční.

Další doporučení přidává advokátka Riedlová. „Podnikatelé by si měli vždy nejdříve ověřit, jestli je poskytovatel vlastníkem virtuální kanceláře nebo má jiný právní nárok k jejímu poskytování. Dále je nezbytné se důkladně seznámit s navrhovanou smlouvou a obchodními podmínkami.“ Důležité je podle ní také zjistit, zda je provozovatel schopen zajistit řádné označení sídla obchodní firmou a identifikačním číslem společnosti. „Zájemce by měl virtuální kancelář pochopitelně navštívit. Solidní poskytovatel nebude mít s prohlídkou problém. Včas a řádně také reaguje na veškeré dotazy. V opačném případě je totiž pravděpodobné, že se komunikační problémy objeví i v průběhu smluvního vztahu,“ pokračuje Riedlová. Typickým varovným signálem je podle ní také příliš nízká cena ve srovnání s rozsahem poskytovaných služeb a nabídkou konkurence. Podnikatelé by měli pochopitelně zbystřit i v případě, že jsou smlouva nebo obchodní podmínky poskytovatele nepřehledné nebo výrazně zvýhodňují jednu stranu.

Nové sídlo téměř okamžitě

Ve chvíli, kdy se podnikatel rozhodne pro konkrétní virtuální kancelář, může se do ní „stěhovat“ velmi rychle. „V případě běžného sídla, musí člověk vlastnit nemovitost a platit její provoz a údržbu, nebo si nemovitost pronajmout, hradit nájem, zaplatit často nemalou kauci a požádat pronajímatele o souhlas s umístěním sídla, což zdaleka ne každý pronajímatel umožní. Následně musí provést změny v obchodním rejstříku, sídlo řádně označit a dát na vědomí úřadům. V případě virtuálního sídla lze vše vyřídit na dálku,“ popisuje Michael Dobrovolný. Rozhodnete-li se pro sídlo z nabídky společnosti SMART Office & Companies, stačí si zvolit konkrétní adresu na jejich webu a následně firmu oslovit třeba emailem. Poté vám přijde smlouva a první faktura. „Po úhradě faktury je klientovi zaslána podepsaná smlouva a souhlas s umístěním sídla s úředně ověřeným podpisem, čímž vzniká právo sídlo užívat, označení sídla je pak samozřejmostí,“ říká Dobrovolný s tím, že firma klientům v případě jejich přání zajistí také související změny v obchodním rejstříku.

Podnikatelé se vyhnat nenechají

Od častějších kontrol firem sídlících ve virtuálních kancelářích si finanční správa slibuje také to, že se jejich počet celkově sníží. „V návaznosti na hrozící možnost změny správce daně, již v některých případech došlo k tomu, že firma sama přesunula své sídlo z Prahy do míst, kde je její skutečné vedení, kanceláře či provozovny,“ říká mluvčí Generálního finančního ředitelství Petra Petlachová. Podle lidí z oboru se ale žádný exodus firem z virtuálních adres konat nebude. „Ze strany zahraničních společností, které v tuzemsku zakládají sídla, je poptávka dlouhodobě stabilní a u českých subjektů naopak pozorujeme mírný nárůst. V našem případě tedy pokles neočekáváme, naše služby jsou zcela v souladu s požadavky finanční správy. Je ale možné, že se teď bude hůře dařit těm poskytovatelům virtuálních sídel, kteří zákonné požadavky nesplňují,” říká Karel Pelan z Regusu.

S tím souhlasí i Michael Dobrovolný, který dodává, že propastné rozdíly v četnosti kontrol v jednotlivých městech nejsou podle něho spravedlivě obhajitelným důvodem k plošnému obtěžování podnikatelů a získávání informací o jejich klientech. „Není vinou podnikatelů, že úřad není schopen kontrolovat například všechny firmy v Praze a jakékoliv přenášení tohoto problému na podnikatele a jejich obtěžování je nepřípustné a nelegitimní,“ konstatuje Dobrovolný.


Jak poznat solidního poskytovatele

  • Registrační sídlo od seriózního poskytovatele není jen „mrtvá schránka“, naopak představuje funkční adresu, na kterou lze doručovat poštu, která se k adresátovi vždy dostane, jakákoliv návštěva se kdykoliv v provozní době dozvoní a na sídle je recepce disponující všemi potřebnými kontakty.
  • Při výběru poskytovatele virtuální kanceláře byste neměli spoléhat pouze na dobře vypadající internetové stránky, kde poskytovatel ukáže například ilustrační fotografii jedné z jeho kanceláří. Ostatní kanceláře v nabídce ani z daleka nemusejí odpovídat stejným standardům. Přesto, že poskytovatelé často nabízejí vyřízení celé věci přes internet, je samozřejmě nejlepší kancelář navštívit.
  • Varovným signálem je také příliš nízká cena. Běžná hranice začíná na 700 korunách za měsíční nájem v regionech a 1 500 korunách v Praze, s tím, že tyto ceny bývají účtovány za jakési základní balíčky služeb.

Základní zákonné povinnosti

  • V případě virtuálního sídla či kanceláře je poskytovatel povinen označit místo obchodní firmou a identifikačním číslem společnosti. V případě porušení těchto povinností hrozí společnosti pokuta až do výše 100 tisíc korun.
  • Pokud společnost ve virtuální kanceláři přímo vykonává podnikatelskou činnost, je dále povinna virtuální kancelář jako provozovnu předem oznámit živnostenskému úřadu. Součástí virtuální kanceláře by dále měla být poštovní schránka pro přijímání zásilek od třetích subjektů včetně správních úřadů.
  • Je-li společnost plátcem DPH, je také povinna ohlásit správci daně své skutečné sídlo, tedy místo, kde dochází k reálnému výkonu ekonomické činnosti společnosti. V opačném případě může správce daně uložit společnosti pokutu až do výše půl milionu korun.

Diskuze